Jednym z podstawowych warunków sprawnego funkcjonowania biura jest dobra organizacja sytemu przechowywania dokumentów. Aspekt ten ma szczególne znaczenie w miejscach, gdzie gromadzone są papiery poufne, czyli zawierające dane osobowe oraz wrażliwe (np. dotyczące klientów, kontrahentów czy dostawców). Najczęściej wykorzystywanym typem mebli są tutaj oczywiście regały do biura. Mogą być one wykonane w całości z drewna, ale w codziennym użytkowaniu lepiej sprawdzają się wersje stalowo-drewniane.
Wspomniane we wstępie regały doskonale nadają się do przechowywania segregatorów, teczek i pojedynczych dokumentów o niskim poziomie formalności. Alternatywę dla nich stanowią biurka z szufladami i półkami, które mają tę zaletę, że w znacznym stopniu ułatwiają utrzymanie porządku. Z kolei do gromadzenia ważnych umów, faktur, zaświadczeń, notatek służbowych i sprawozdań finansowych przeznaczone są przede wszystkim specjalne szafy metalowe zamykane na klucz, ewentualnie tradycyjne sejfy na zamek lub szyfr zgodne z wymogami BHP). Dzięki nim mamy pewność, że poufne dokumenty nie trafią w niepowołane ręce oraz nie zaginą w ferworze codziennej pracy.
Do innych użytecznych rozwiązań zaliczają się też:
– nowoczesne szafy kartotekowe i aktowe z licznymi przegródkami, które można bez problemu opisywać
– zaawansowane systemy modułowe składające się z półek, szuflad i gablot
– kontenery wolnostojące i na kółkach (na najmniej istotne papiery)
– pojemniki na katalogi i broszury
– pudła zbiorcze archiwizacyjne
